Comment passer du papier au numérique

Café latte avec un ipad et une plante sur un fond blanc
Photo by Leone Venter on Unsplash

Faire le ménage de ses papiers est souvent vu comme une corvée... Entre vous et moi, vous n’avez pas tort de le voir de la sorte. Chaque document nécessite une décision, c'est un brin fatiguant mentalement!

Et pourtant, c’est probablement un des tris qui apporte le plus de satisfaction.

Nous avons gardé le réflexe de garder beaucoup de documents “au cas où” et ils finissent rapidement par envahir plusieurs armoires et tablettes (ou même la salle à manger?).

Dans cet article, je vous parle de 3 éléments pour alléger votre quantité de paperasse (youpi!) :

  1. comment faire un tri

  2. comment numériser

  3. avoir un système de classement

Maman avec sa fille souriante lors d'un événement
S'afranchir le plus possible du papier? Oui c'est possible!
Photo by Annie Spratt on Unsplash

Trouver des applications pour regrouper vos documents

Avant de s’attaquer au papier, je vous recommande de faire une recherche sur l’application qui répond à vos besoins. Comme tout projet, il est toujours bon de choisir ses outils avant de débuter l’aventure!

J’utilise présentement un mélange des applications gratuites CamScanner (surtout celle-là) et Evernote (mon chum vient de la découvrir et c’est un grand succès).

Logos de Camscanner et Evernote - applications

Les deux prennent des photos en haute résolution et ajustent la luminosité, ce qui est bien pratique quand on veut être capable de relire ses documents.

Prendre en photo n’est parfois pas suffisant, il faut une bonne qualité d’image. C’est là que le scan devient essentiel!

Vous pouvez aussi y ajouter des tags pour regrouper virtuellement vos documents. Quand on en scanne des dizaines, les tags deviennent un must pour s'y retrouver. =)

Faire un tri

Et oui, ça commence bien souvent avec un tri! Que pouvez-vous garder? Que devez-vous garder? Certains documents officiels doivent être conservés en version papier.

Honnêtement, vous allez être surprise de tout ce qui peut partir… Nos papiers s’accumulent aussi vite que mon p’tit dragon peut dire le mot “biscuit”, c’est pourquoi je fais un tri régulièrement pour éviter l'Himalaya en version papier!

Comment faire un tri?

1 - Choisissez des catégories / thèmes pour faciliter la tâche, tel que vos impôts, relevés de compte, documents de voyages, papiers lié à votre santé, etc. Segmenter permet de rendre la tâche plus attrayante (donc moins effrayante!) et si vous êtes interrompue, vous saurez plus aisément où vous en êtes rendue.

2 - Consultez ce que vous devez garder pour éviter les faux pas! Je vous conseille cet article qui liste tous les documents à conserver lorsque l’on habite au Québec.

3 - Prévoyez 3 piles lors de votre tri : je garde, je recycle, je déchiquète (et après je recycle). Go, c'est l'heure du tri!

4 - Scannez les documents que vous jugez importants à garder sous la main sans avoir besoin de l’original. Pssssst : choisissez un ou plusieurs tags pour vous y retrouver dans le futur.

5 - Prévoyez une session de déchiquetage de papier (ça peut être à un autre moment). Puisque je n’ai pas de machine pour le faire, j’ai testé ces 2 méthodes :

  • Je m’installe avec un verre de vin et je fais des piles pour 2-3 semaines de recyclage. Je suis sensible au vol d’identité alors je préfère diviser les documents personnels sur plusieurs cycles de recyclage.
  • Je fais un party de déchiquetage en famille! On déchire comme on veut, on se défoule, et ensuite je fais de petites piles pour les prochaines semaines de recyclage.
Mon petit dragon Eli qui aide maman à déchiqueter les papiers
Mon petit dragon Eli qui aide maman à déchiqueter mes papiers, merci!
Julie-Arsène

Prévoir une session de scan

Tout dépendamment de la quantité de papiers que vous avez, vous pouvez soit faire des scans de documents au fur et à mesure lors de votre tri, ou prévoir un moment entièrement dédié au scan.

L’une des raisons pour laquelle j’aime tant Camscanner est que l’application rogne automatiquement les contours de chaque page pour en créer un vrai scan. Je trouve que c’est plus rapide car je peux prendre des photos “un peu tout croche” (au lieu de cadrer 5 minutes chaque page... euh non merci!).

Cellulaire tenu dans une main avec le post-it "sign here"
Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Que ce soit pour vos documents personnels ou par affaire, une bonne pratique est de les garder dans deux endroits différents.

Par exemple, ça peut être dans votre application et exporter le contenu dans Google Drive ou sur un disque dur.

2 bonnes habitudes

Pour éviter de passer à travers un tri long et fastidieux à chaque quelques mois, je vous recommande ces 2 habitudes en lien avec votre gestion de papier :

1 - Avoir un système de tri facile pour le quotidien

Ça peut être aussi simple que d’avoir 4 chemises avec les libellés suivants :

  • action immédiate

  • à scanner

  • à déchiqueter

  • à classer

Le plus simple est vraiment le mieux!

Bacs - boîtes de rangement en bois à la verticale sur un bureau
Photo by chuttersnap on Unsplash

2 - Trier / scanner vos documents une fois par semaine ou par mois

Dans une vie de maman, prévoir un tri de papier et des scans au fur et à mesure peut être irréaliste. L’important est d’y aller à votre rythme et surtout de le faire RÉGULIÈREMENT. C’est la clé du succès!

Sinon on se retrouve avec une grosse pile et c’est parfois décourageant...

Faire un ménage de ses applications est aussi important qu’un ménage de ses papiers. C’est ce qu’on appelle l’encombrement numérique (digital clutter), mais je vous en reparlerai dans un prochain article!

Avez-vous un système de tri pour vos papiers? Est-ce que le virage numérique fait partie de votre quotidien?

Au plaisir de vous lire!

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