Pourquoi j’aime le “inbox zéro”

Julie-Arsène devant son ordinateur avec une tasse de café
Après avoir réduit la quantité d'objets sous mon toit, j'ai fait l'expérience de simplifier ma vie numérique. J'adore!
Sue Vo-Ho

Il y a quelques années, l’expression “inbox zéro” a croisé mon chemin. Je me suis demandé quelle était cette nouvelle bibitte…

“C’est quoi, c’est quoi?”, me demandez-vous.

C’est tout simplement de garder le moins de courriels possible dans sa boîte de réception (idéalement zéro!).

En permanence.

“Quoi, tu veux que je vide ma boîte à chaque courriel???”

Presque! Je vous explique cela dans un instant. =)

Au début, j’étais réticente et je trouvais ça un peu drastique. Zéro courriel, c’est quand même du boulot! Justement, au travail, je recevais en moyenne 40++ courriels par jour, en plus de toutes les promotions et infolettres de ce monde. Disons que ça monte vite.

Pourtant, ma curiosité était piquée. Comme vous le savez, j’aime bien me simplifier la vie et puisque j’avais déjà entamé mon processus de réduire à la maison, je me suis dit que je pourrais bien l’essayer virtuellement!

Le saviez-vous? Au travail, une personne reçoit en moyenne 88 courriels par jour, et en envoie 34!

Boîte aux lettre qui déborde
L'encombrement de courriels est la même chose qu'un encombrement de courrier. Il faut un système de tri et d'organisation, surtout au rythme qu'on en reçoit et envoit!
Photo by Samuel Zeller on Unsplash

Ça vient d’où le inbox zéro?

Le concept a été mis de l’avant par Merlin Mann, un expert en productivité. À la base, Merlin affirme que le focus n’est pas tant sur le nombre de courriels dans la boîte de réception que le temps de répondre à ces derniers.

Prendre action pour chaque courriel reçu permettrait de gagner en temps et en productivité. Selon Mann, chaque courriel doit être traité dès qu'on décide d'ouvrir sa boîte, ce qui évite d'avoir une longue liste dans son inbox.

Sympathique, non?

Cette technique est beaucoup utilisée dans le domaine professionnel, particulièrement pour les gens qui travaillent au service à la clientèle et qui doivent gérer une TONNE de courriels au quotidien.

Voici les 5 actions possibles à prendre PAR courriel - selon Merlin :

  1. Mettre à la corbeille (on garde seulement l’essentiel donc on delete le plus possible)

  2. Transférer à quelqu’un pour déléguer une tâche

  3. Répondre (idéalement à l’intérieur de 2 minutes)

  4. Lire-consulter plus tard (pour ça on crée un dossier séparé)

  5. Archiver

Femme assise à une table avec un laptop à l'extérieur Acer
Photo by Anete Lūsiņa on Unsplash

La meilleure façon de désencombrer sa boîte de courriels est :

1 - d’avoir un système clair d’actions / rangement (le système le plus simple est habituellement le plus efficace!),

2 - de mettre à la corbeille le plus possible.

Quand on reçoit des dizaines de courriels par jour, c'est faux qu’ils ont tous besoin d’être archivés et qu’ils sont égaux en importance.

Mettre à la corbeille le plus possible et garder une boîte presque vide est une approche radicale mais ô combien avantageuse au fil du temps!

Pourquoi le inbox zéro?

J’ai testé le concept pendant quelques années au bureau et rapidement, je l’ai aussi adopté pour mes courriels personnels. Dans ma version, le inbox zéro était initialement de garder moins de 10 courriels, et aujourd’hui je tente d’en garder moins de 5.

Avant, quand j’ouvrais mes courriels et que je voyais une page pleine, j’avais la même réaction que lorsque je rentrais dans mon salon jadis en désordre : mes épaules s’affaissaient et j’étais découragée.

Même si une fraction des courriels demandaient un suivi, j’avais l’impression que la page pleine l’exigeait…

Rapidement, en adoptant le inbox zéro, j’ai découvert plusieurs avantages que voici!

Avantages du inbox zéro

  1. La fin des distractions : quand je consulte mes courriels, je vois uniquement ceux qui ont besoin d’une action et ça m’évite d’être distraite par tous les autres.

  2. Bien-être : désencombrer son inbox apporte le même sentiment que désencombrer sa maison, c’est libérateur! Les messages qui attendent une action nous restent en tête et encombrent nos pensées. Passer à l’action permet de libérer notre esprit, de nous donner le sentiment du travail accompli, et de se sentir mieux chaque fois qu’on ouvre sa boîte.

  3. Rapidité : tout comme le courrier en version papier, avoir un système avec des actions claires pour ses courriels permet de gagner du temps. Prendre action rapidement évite de relire 5 fois le même message et de toujours remettre à plus tard. J’ai autre chose à faire!

  4. Efficacité : quand on garde uniquement les messages qui nécessitent une action dans un court laps de temps, ça nous permet de garder le focus sur ces derniers et non de les “diluer” dans une longue liste…!

Femme rousse dans un café devant un laptop
Photo by Brooke Cagle on Unsplash

Le saviez-vous? Une interruption baisse notre attention en moyenne pendant 23 minutes et 15 secondes. Wow! Que ce soit durant le travail ou quand vous êtes concentrée sur un projet personnel, c’est un temps précieux qui est perdu.

En adoptant le zéro inbox, vous pouvez en profiter pour enlever vos notifications de nouveaux courriels… =)

L’essayer, c’est l’adopter

Après avoir été sceptique envers le inbox zéro et penser que c’était "une autre mode", j’ai rapidement changé mon point de vue. Que ce soit dans ma vie personnelle ou professionnelle, j’aime gagner du temps et être efficace. Je ne veux pas passer des heures à gérer des courriels tous les jours!

Vous pouvez toujours trouver le “juste milieu” qui vous convient et faire des ajustements en cours de route. Peut-être que ce sera 10 courriels dans votre inbox, ou les classer directement dans des dossiers au lieu de les deleter... Tant que ça répond à vos besoins. =)

Pour moi (qui aime avoir des dossiers avec des sous-catégories de sous-sous-catégories), j’ai créé des dossiers dans lesquels je peux classer mes courriels. Et voilà!

Femme assise en jambes croisées sur un lit avec des pantalons roses, latte et laptop
Photo by Nicole Honeywill on Unsplash

Un bémol sur les dossiers. Avant, j’avais tellement de dossiers que je devais scroller avec ma souris pour voir la liste exhaustive.

Aujourd’hui, je me suis fait une raison et j’ai énormément réduit. Je trouve que c’est même plus facile avec moins de dossiers car c'est moins compliqué à choisir, et le moteur de recherche Google est ultra efficace si je cherche un courriel (je suis avec Gmail).

J’ai choisi l’option d’avoir mes infolettres dans un onglet séparé. Ceci dit, je garde la même approche pour tous les courriels promotionnels que je reçois : less is better!

Mon défi actuel? Mes brouillons… Je prends toutes mes notes dans mes brouillons… À chacune sa bataille! =)

Et vous, avez-vous le goût d’essayer le inbox zéro? À quoi ressemble votre boîte de courriels?

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